Mediante este documento voy a exponer sobre la importancia y los conocimientos que se deben de adquirir al realizar una documentación ya sea electrónica o física.
¿Que es la archivonomia
Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.
La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia.
Historia de la Archivistica
El origen de esta sabia tradición es desconocido. Se sabe que los archivos, sea documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la reflexión sobre su organización y su gestión es mucho más reciente. La creación por diversos soberanos europeos en los siglos XIV y XV de las primeras instituciones encargadas de reagrupar los documentos necesarios para la defensa de los derechos del estado no parece en efecto haber generado textos normativos o teóricos sobre el rol de los archivistas o sobre la naturaleza de los archivos.
Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el «padre» de esta disciplina. Fundó una tradición archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos un par de siglos. La primera teoría archivística fue formulada por el. Ver: [1]
Es en esta perspectiva que son llevados a cabo en el siglo XVIII, los primeros trabajos que pueden considerarse relevantes en la archivística: estos consisten en mostrar los principios directores de la clasificación de los archivos y del establecimiento de los instrumentos de búsqueda. La revolución francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los ciudadanos franceses de los archivos de los poderes públicos. En consecuencia una imponente red de archivos fue engendrada, la cual necesitaba dotarse de reglas. Es a Natalis de Wailly que se debe, en una circular enviada en 1841 por el primer ministro del interior a los Archivos departamentales, la primera conceptualización del principio de respeto de los fondos. En la práctica, este principio ya existía por lado y lado, no solamente en Francia. Este principio del respeto de los fondos, que impone tratar los documentos en función de su origen y no de su sujeto, es uno de los conceptos de base de la disciplina archivística. La constitución de los fondos de archivos de otra parte y de su utilización para probar los derechos y concurrir a la administración y luego como fuente de la historia es a partir del siglo XIX, el gran sujeto de reflexión y de inquietud de los archivistas.
Ciclo de vida de los documentos
- Teoría de las tres edades de los archivos
Todo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge de los archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las personas que lo hayan producido o recibido. Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos pueden ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso de necesidad o se confía a un servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una vez llegado el momento donde conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un servicio de archivos históricos. En Francia, los archivos definitivos de las personas públicas, ya sea de colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser entregados a los archivos departamentales del territorio geográfico donde se encuentren. Los archivos definitivos de las administraciones centrales del estado y de los establecimientos públicos a competencia nacional deben ser entregados a los archivos nacionales.
Funciones de la archivística
- Creación
- Evaluación (de)
- Crecimiento (adquisición)
- Clasificación
- Conservación (preservación)
- Descripción e indexación
- Difusión
Clasificación de documentos
Se define como la tarea de asignar variables Booleanas a cada par 
pertenecientes a 
, donde 
es el dominio de los documentos y 
es una colección de categorías predefinidas. T indica archivar un documento 
bajo 
, mientras F indica no archivar bajo .
pertenecientes a , donde es el dominio de los documentos y es una colección de categorías predefinidas. T indica archivar un documento bajo , mientras F indica no archivar bajo .
ALFABETO
El alfabeto o abecedario de una lengua o idioma es el conjunto ordenado de sus letras. Es también la agrupación,la que se lee con un orden determinado, de las grafías utilizadas para representar el lenguaje que sirve de sistema de comunicación.
Numérico
Se asignan números consecutivos a los documentos que se van a archivar. El criterio de asignación del número puede ser por orden de llegada, emisión o envío.
Geográfico
Se clasifican según la zona geográfica (domicilio, origen o destino). El orden puede ser por países, comunidades autónomas, provincias o municipios y dentro de éstos, con otro sistema de clasificación (alfabético, numérico...).
Cronológico
Se organizan los documentos según su fecha.
Temático
se clasifican los documentos en función de su contenido o asunto.
Para almacenar un archivo creado o modificado se seleccionará el icono Guardar o bien las opciones del menú del editor de datos:
ArchivoGuardar
Ambos procedimientos abren el cuadro de diálogo Guardar donde se debe indicar el nombre del archivo, la carpeta y unidad donde se quiere almacenar y, opcionalmente, se puede seleccionar el tipo de archivo que se quiere guardar. Por defecto se almacena el archivo en formato SPSS 10.0 (*.sav). Este formato sólo puede ser leído por versiones posteriores a la 6.
Si el archivo estaba creado al iniciar la sesión, al activar Guardar se almacena automáticamente sin que aparezca el
cuadro de diálogo.
Si se quiere renombrar, cambiar de formato o reubicar un archivo ya creado al iniciar la sesión se debe activar la opción
del menú del editor:
Si el archivo estaba creado al iniciar la sesión, al activar Guardar se almacena automáticamente sin que aparezca el
cuadro de diálogo.
Si se quiere renombrar, cambiar de formato o reubicar un archivo ya creado al iniciar la sesión se debe activar la opción
del menú del editor:
ArchivoGuardar como
En Nombre de archivo se puede renombrar. En Guardar en se puede modificar la carpeta o directorio donde se almacenará. Si se quiere salvar con otro formato en Guardar como tipo se debe seleccionar el deseado entre: versiones de SPSS anteriores, ASCII separado por tabuladores, ASCII formato fijo, Excel versión 4.0, diversas versiones de Lotus y de dBase.
Tipos de Archivos
Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos.
Archivo vertical
Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal
Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos
Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo
Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo
Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
